Zielgerichtete Transparenz und lückenlos vernetzte Lieferketten

Der frühe Vogel fängt den Wurm. Aber an diesem Wurm kann man sich auch verschlucken, wenn man als Hersteller von Verbrauchsgütern einen großen Einzelhändler beliefert. Denn eine zu frühe Lieferung kann zu Strafe führen. Das Gleiche gilt für eine verspätete oder unvollständige Lieferung.

Der Kunde möchte heute bequemer denn je seine Ware erhalten. Je besser dabei die Auswahl und die Verfügbarkeit der Waren, desto besser für den Händler. Doch damit nicht genug. Die Lieferung muss pünktlich und vollständig beim Kunden eintreffen. Zwar hilft eine gute OTIF-Rate zu berechnen, wie viele Aufträge zu richtigen Zeit an die Kunden ausgeliefert werden und mit welchem Anteil die gewünschten Mengen und Qualität bedient wurden, aber es gibt natürlich noch andere Leistungsindikatoren, die den Erfolg beeinflussen. Zum Beispiel die Zustellkosten. Doch schon geringfügige Ungenauigkeiten bei den OTIF-Werten können dazu führen, dass sich Prozesse immer ineffizienter entwickeln. Daher gibt es für den OTIF-Wert zwei Maximen: Zum einen gilt es den richtigen Wert zu ermitteln, zum anderen, diesen richtigen Wert zu halten.

Für viele Hersteller von Konsumgütern gibt es zwei hohe Hürden, die ihnen bei der Berechnung ihrer OTIF- Leistungszahlen und bei den Berichtskennzahlen im Weg stehen:

1. Die IT-Infrastrukturen sind nicht auf dem aktuellen Stand und verhindern so eine Datenerfassung und -verarbeitung über alle Systeme und Funktionen
2. Uneinheitliche Prozessstandards zwischen Funktionen, Abteilungen und Lieferanten, die einen Abgleich der Zahlen in Echtzeit erschweren oder unmöglich machen

Diese beiden Faktoren lösen eine Kettenreaktion aus und führen zu Problemen. Digitale Schwachstellen in der IT-Struktur und fehlende Automatisierung der Prozesse führen zu schlechten Zuweisungen von Ressourcen. Das wiederum führt zu einer schlechten Performance des Unternehmens bei der Lieferkette. Und das führt dann letzten Endes zu Geldstrafen, Umsatzeinbußen oder fehlendem Gewinn.

Die offensichtliche Lösung des Problems ist die Integration von den richtigen Systemen und Tools, die den Datenfluss reibungslos und nahezu in Echtzeit ermöglichen. Vernetzte Lieferketten leben vom Datenfluss. Die wichtigsten Systeme sind die ERP-Systeme in den beteiligten Unternehmen. Die ERP-Integration ist zeitaufwändig, komplex und oft kostspielig.

Aber sie ist für vernetzte Lieferketten unerlässlich und zahlt sich letztendlich relativ schnell aus.

Wir glauben, dass der Schlüssel zur Transparenz der Daten darin liegt, dass man nicht alle theoretisch verfügbaren Information benötigt, sondern nur die relevanten. Doch wie identifizieren wir diese? Anhand von Antworten auf folgende Fragen:

1. Erfüllen Sie die Anforderungen des Marktes? Anders gesagt: Wie hoch ist also Ihre Spitzenbefüllungsrate (PFR)? Sie stellt den Anteil der Nachfrage ihrer Kunden dar, der durch die unmittelbare Verfügbarkeit gedeckt werden kann.
2. Sind Ihre Kunden mit Ihnen zufrieden? Dazu müssen Sie wissen, ob die Bestellungen pünktlich geliefert wurden oder nicht. Nur so lässt sich der OTIF-Wert berechnen.
3. Sind Sie vorbereitet, Ihre Kunden effizient zu bedienen? Bewerten Sie Ihren Service-Level indem Sie Verkäufe mit Kundenaufträgen vergleichen, um die Prognosegenauigkeit zu berechnen?
4. Evaluieren Sie, wie viel Kapital Ihre Lieferkette bindet? Gleichen Sie dazu die Lagerbestände mit der Nachfrage ab und modellieren Sie die entsprechenden Kosten für Lager- und Fehlbestände?
5. Helfen Ihre Lieferanten Ihnen dabei, dass Sie die Kundennachfrage bedienen können? Um das zu bewerten, müssen Sie die OTIF Ihrer Lieferanten berechnen.

Durch einen konstanten Datenfluss im Zusammenspiel mit den KPIs und möglichst automatisierten Prozessen ist es möglich, Transparenz und Sichtbarkeit dort zu verbessern, wo es relevant ist. Wir nennen das „Zielgerichtete Transparenz“. Sie ist ein pragmatischer Ansatz, der die meisten Probleme entschärfen kann, die durch mangelhafte Transparenz erst gar nicht sichtbar werden. Ein Ansatz, der in Ihrem Unternehmen zu schnellen Ergebnissen führt.

Ihr Unternehmen profitiert gleich dreifach!

Arbeitszeit einsparen: Nach unserer Erfahrung sparen Unternehmen rund 6.000 Arbeitsstunden pro Jahr durch eine digitalisierte Datenerfassung und Berichterstattung ein

Gewinne durch Kosteneinsparung: Ein vernetzter Datenfluss sorgt für bessere Abläufe. Die Verbesserung und Genauigkeit der wichtigsten Kennzahlen kann Kosten in Höhe von 5 % des Lagerzyklus einsparen

Mehr Effizienz: Durch den Einsatz von Datenanalysen zur Priorisierung und Realisation von Optimierungsmaßnahmen können weitere Verbesserungen erzielt werden, einschließlich einer zusätzlichen Verringerung des Lagerbestandes um 5 % sowie Einnahmen von 1 Mio. Euro bei einem Umsatz von 1 Mrd. Euro. Und das bei jeder 5%igen Verbesserung des OTIF

Zielgerichtete Transparenz ist eine Voraussetzung beim Aufbau hypervernetzten Lieferketten. Hier nun die sechs Schritte, die zum Ziel führen.

1. Das K ist das A und O bei KPIs

Wie lang ist Ihre KPI-Liste? Haben Sie fünf KPIs? Zehn? Unser Ansatz der Zielgerichteten Transparenz beruht darauf, dass weniger mehr ist – zumindest in der Startphase.

Reduzieren Sie die Liste Ihrer KPIs auf die wirklich relevanten Messgrößen. Genau die, die mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren Ihres Unternehmens übereinstimmen. In der Regel sollten Sie mit den Kennzahlen beginnen, die sich auf den Service-Level, also Kundenzufriedenheit und Erfüllung der Nachfrage des Marktes beziehen. Gemessen mit OTIF beziehungsweise PFR.

Dies sind die Indikatoren, die einerseits die aktuelle Leistung bewerten, andererseits als Grundlage für künftige Messgrößen wie zum Beispiel die Betriebskosten dienen.

Deshalb ist es so wichtig, die ersten KPIs möglichst exakt zu bestimmen. Fehleinschätzungen bei diesen ersten KPIs rächen sich später umso mehr.

2. Definition und Kommunikation von KPIs

Es ist allgemein üblich, dass beteiligte Prozesspartner unterschiedliche Versionen eines KPIs verwenden – mit unterschiedlichen Schwellenwerten und Berechnungsgrundlagen. Aber was allgemein gültig ist, ist nicht immer das Maß der Dinge.

KPIs müssen einfach zu verstehen, einfach zu berechnen und einfach zu kommunizieren sein.

Und zwar über alle Geschäftsbereiche, Funktionen und Prozesspartner hinweg. Damit das gelingt, empfehlen wir, dass KPIs unseren CPA-Check erfüllen:

Ist der KPI allen Beteiligten bekannt? Verwenden alle dieselbe Berechnungsgrundlage?

Ist der KPI präzise? Sind die Berechnungsmethode, ihre Komponenten und ihr Zweck genau festgelegt? Ist der KPI technologie-agnostisch, also für alle integrierbar? Werden Vorausberechnungen formuliert, um frei interpretierbare Annahmen zu vermeiden?

Diese Prinzipien gelten auch für KPIs mit externen Logistikanbietern bis hin zu Ihren Kunden. Um das zu gewährleisten, nehmen Sie die mathematischen Definitionen in jeden Vertrag auf und bestimmen Sie die Berechnungsgrundlagen sowie die Kommunikationskanäle für jede Sendung mit jedem Lieferanten, Kunden oder anderen Beteiligten.

3. Erstellen Sie Ihr Data Warehouse

Ihre IT-Infrastruktur sollte für die Zielgerichtete Transparenz ausgelegt sein. Dabei ist es nicht notwendig, mehrere ERP-Systeme zu konsolidieren. Sie benötigen lediglich einen separaten Dokumentenserver, in dem relevante, aktuelle und bereinigte Daten standardisiert gesammelt werden.

Hier kommt das Data Warehouse ins Spiel. Ob in der Cloud gehostet oder inhouse auf einem separaten Server, Ihr Data Warehouse ist ein zentrales Datenbanksystem, das alle relevanten Daten aus verschiedenen heterogenen Datenquellen extrahiert, sammelt, sichert und für Analysezwecke zur Verfügung stellt. Analysten können sich auf ihre ureigenste Arbeit konzentrieren, ohne mit Datenintegrationsaufgaben belastet zu werden. Die Integration von Daten muss nicht explizit intern erfolgen. In einigen Fällen sind externe Cloud-Dienste für diese Aufgabe besser geeignet. Vor allem dann, wenn Daten aus vielen Systemen stammen, die mitverantwortlich dafür sind, die Aktivitäten der verschiedenen Einheiten zu koordinieren. Ziel dabei ist, ein einheitliches Datenmodell zu schaffen.

4. Daten aufspüren, analysieren und in Datenflüssen zusammenführen

Sobald die Top-KPIs, etwa die OTIF und PRF, definiert und validiert sind, startet die Zusammenarbeit eines Teams aus Experten der Supply Chain und Ihrer IT. Das Team ermittelt alle erforderlichen Datenflüsse der beteiligten Partner. Dabei spielt die Granularität der Daten der Beteiligten eine wichtige Rolle. Es werden verschiedene Verdichtungsebenen mit einem entsprechenden Verdichtungsgrad zusammengefasst. Um die Daten korrekt abgleichen zu können, muss sich das Team besonders auf die Stammdaten und Transaktionsdaten konzentrieren. Wenn diese Datenflüsse nicht gut eingepflegt sind, müssen Daten separiert und von Neuem bereinigt werden.

Zugegeben, das hört sich nach einem komplizierten Prozess an. Und in der Praxis ist er es auch. Man sollte nicht erwarten, dass die Datenflüsse auf Anhieb nahtlos zusammengeführt werden können. Wir empfehlen ein Vorgehen nach dem 80/20-Prinzip. 80 % eines Effekts werden durch 20 % der Ursachen erzeugt. Erfassen Sie die Daten in Ihrem Data Warehouse, identifizieren Sie die häufigsten Inkonsistenzen und beheben Sie diese durch Automatisierung. Sobald dies geschehen ist, können die Daten mit Business-Intelligence-Tools visualisiert und für Ursachenanalysen und Entscheidungsfindungen genutzt werden.

5. Standardisieren Sie kritische Prozesse

In den verschiedenen Unternehmensbereichen gibt es unterschiedliche Prozesse, die sich auf den Datenfluss der Kundenbestellungen auswirken. Es ist wichtig, die Prozesse zu identifizieren, die den größten Einfluss auf einen KPI haben. Haben Sie diese evaluiert, können Sie die Standardisierung der Auftragsabwicklung in Angriff nehmen.

Das bedingt, dass Sie alle beteiligten Abteilungen und Partner motivieren, den Prozess im ERP abzuwickeln (also keine dezentralen Excel-Werke). Jeder Auftragsstatus, wie offen, bestätigt oder abgelehnt, muss einheitlich bearbeitet werden.

Auch hier empfehlen wir den 80/20-Ansatz, bei dem die Beteiligten nach Prioritäten geordnet werden und automatisierte Workflows für die Datenflüsse implementiert werden.

Das setzt voraus, dass die Berechnungen vereinheitlicht werden können.

6. Immer wieder und immer wieder besser

Mit der richtigen IT-Infrastruktur und den relevanten KPIs wird die Transparenz drastisch erhöht. Mit dieser Transparenz können Sie eine KPI-Roadmap erstellen, um weitere Indikatoren zu priorisieren, die Ihnen wertvolle Erkenntnisse liefern. Sobald die Roadmap steht, können Sie den Ansatz der Zielgerichteten Transparenz verbessern. Und wieder verbessern. Je mehr KPIs integriert sind, desto größer ist ihr zentralisierter Datenbestand. Das ermöglicht den Einsatz neuer Analysetools, die Ihr Unternehmen immer weiter optimieren. Je digitalisierter Ihr Unternehmen aufgestellt ist, desto einfacher wird es, ineffiziente Prozesse zu erkennen und diese zu automatisieren.

Bei der Auswahl der KPIs ist es wichtig darauf zu achten, wie die Indikatoren miteinander agieren, und zu analysieren, wie sie sich gegenseitig beeinflussen. Welche neuen Erkenntnisse bringt die Kombination von zwei oder mehreren KPIs? Ein großes europäisches Pharmaunternehmen kombinierte aus den OTIF-Leistungszahlen und PFR-Kennzahlen ein Regelwerk. Alle Prozessbeteiligten konnten die Daten einsehen und operative Erkenntnisse ableiten (siehe unten).

Ein großes Landwirtschaftsunternehmen nutzte die Cloud-Plattform ClearOps, ein intelligentes Händler-Management-System, das OEMs mit ihrer gesamten Downstream-Supply-Chain vernetzt. Damit wurde die Bestandstransparenz verbessert und die Bestandsplanung optimiert. Die Ergebnisse:

• 9 % Steigerung des Umsatzes beim Teilehandel
• 8 % Reduktion des Bestands an unbeweglichen Teilen
• Durchschnittliche Reduktion der Planungszeit um 3 Stunden pro Woche, pro Planner

Ein digitales Supply Chain Management ist verheißungsvoll. Aber die Macht der Daten ist ein zweischneidiges Schwert. Bereinigte, relevante Daten, die standardisiert gesammelt werden, helfen Unternehmen, bessere, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Aber ungenaue, unvollständige Daten führen zu falschen Entscheidungen. Salopp gesagt: Schrottdaten erzeugen Schrottergebnisse.

Bei der Zielgerichteten Transparenz ist es immer wichtig daran zu denken, dass es bei der Berechnung von Schlüsselkennzahlen nicht nur um den unmittelbaren Nutzen geht. Zum Beispiel die Verringerung von Geldbußen. Es geht auch darum, die Produktivität zu steigern, die Prognosen zu verfeinern, die Ressourcen zu optimieren. Das alles führt zu einem stabilen, flexiblen und wirtschaftlich gesunden Unternehmen.

Dieser Beitrag wurde verfasst von Luis Dominguez, Supply Chain Lösungen, Genpact.